عشرية إدارة الاجتماعات ، وهي سلاح مدمر للمنظمات إذا أُسئ استخدامه، ومتميز اذا أُدير بشكل سليم .
- كثرة الاجتماعات وطولها من أهم المؤشرات على سوء الإدارة ، فاحرص على أن تكون في أضيق الحدود وأكثرها فعالية.
- لابد من وضوح هدف الاجتماع لجميع الحاضرين ، ومن المهم تحديد نقاط الاجتماع قبل انعقاده وتعميمه على الجميع، وعلى أن يتم الاتزام بها.
- تحديد موعد بدء الاجتماع ونهايته والالتزام بهما عنصرٌ مهمٌ ومحفزٌ للمجتمعين ، وإن اضطررت لتأخير نهايته فلا يكون بأكثر من ١٠٪ من وقت الاجتماع .
- لابد من إرسال مذكرة لكل بند من بنود الاجتماع قبله بوقت كافٍ ، فذلك يهئ المجتمعين للاجتماع بشكلٍ متميز ويزيد مشاركتهم ثراء.
- على رئيس الاجتماع قيادته ليكون فاعلاً منتجاً ومثمراً ويتأكد من فعالية مشاركة جميع الحاضرين ، وأن لا يكون دوره إلقاء الأوامر والتوجيهات فقط.
- التحضير قبل الاجتماع بقراءة ما يُرسل من ملفات من أهم عناصر رفع فعالية الاجتماع، فمن غير المناسب القراءة في الاجتماع.
- كتابة قرارات الاجتماع بعد ذكر كل بند بشكل واضح ومختصر ودقيق من مهمات سكرتير الاجتماع ، بدون الاسترسال بكتابة ما تم نقاشُه.
- الاجتماع بدون قرارات واضحة هو مضيعة للوقت والجهد ، ومحبط للعاملين، فلا تجتمع لمجرد الاجتماع ولا عيب في إلغائه إذا لم يكن له هدفٌ واضح.
- بتقديري الشخصي ؛ لا يجب أن يزيد وقت الاجتماع عن ساعةٍ إلى ساعةٍ ونصف ، إلا في حالاتٍ خاصةٍ مثل اجتماعات الاستراتيجيات مثلاً.
- وأخيراً، الاجتماع وسيلةٌ إداريةٌ هامةٌ إذا أُحسن استخدامها، ومُدمِّرةٌ جداً إذا كانت عملاً شكلياً بدون أهداف واضحة.
