القيادة و الادارة

عشرية إدارة الاجتماعات

عشرية إدارة الاجتماعات ، وهي سلاح مدمر للمنظمات إذا أُسئ استخدامه، ومتميز اذا أُدير بشكل سليم  .

  • كثرة الاجتماعات وطولها من أهم المؤشرات على سوء الإدارة ، فاحرص على أن تكون في أضيق الحدود وأكثرها فعالية.
  • لابد من وضوح هدف الاجتماع لجميع الحاضرين ، ومن المهم تحديد نقاط الاجتماع قبل انعقاده وتعميمه على الجميع، وعلى أن يتم الاتزام بها.
  • تحديد موعد بدء الاجتماع ونهايته والالتزام بهما عنصرٌ مهمٌ ومحفزٌ للمجتمعين ، وإن اضطررت لتأخير نهايته فلا يكون بأكثر من ١٠٪ من وقت الاجتماع .
  • لابد من إرسال مذكرة لكل بند من بنود الاجتماع قبله بوقت كافٍ ، فذلك يهئ المجتمعين للاجتماع بشكلٍ متميز ويزيد مشاركتهم ثراء.
  • على رئيس الاجتماع قيادته ليكون فاعلاً منتجاً ومثمراً ويتأكد من فعالية مشاركة جميع الحاضرين ، وأن لا يكون دوره إلقاء الأوامر والتوجيهات فقط.
  • التحضير قبل الاجتماع بقراءة ما يُرسل من ملفات من أهم عناصر رفع فعالية الاجتماع، فمن غير المناسب القراءة في الاجتماع.
  • كتابة قرارات الاجتماع بعد ذكر كل بند بشكل واضح ومختصر ودقيق من مهمات سكرتير الاجتماع ، بدون الاسترسال بكتابة ما تم نقاشُه.
  • الاجتماع بدون قرارات واضحة هو مضيعة للوقت والجهد ، ومحبط للعاملين، فلا تجتمع لمجرد الاجتماع ولا عيب في إلغائه إذا لم يكن له هدفٌ واضح.
  • بتقديري الشخصي ؛ لا يجب أن يزيد وقت الاجتماع عن ساعةٍ إلى ساعةٍ ونصف ، إلا في حالاتٍ خاصةٍ مثل اجتماعات الاستراتيجيات مثلاً.
  • وأخيراً، الاجتماع وسيلةٌ إداريةٌ هامةٌ إذا أُحسن استخدامها، ومُدمِّرةٌ جداً إذا كانت عملاً شكلياً بدون أهداف واضحة.

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

هذا الموقع يستخدم Akismet للحدّ من التعليقات المزعجة والغير مرغوبة. تعرّف على كيفية معالجة بيانات تعليقك.

زر الذهاب إلى الأعلى
إغلاق